5 bí mật khiến email doanh nghiệp rơi vào spam và cách thoát hiểm ngay lập tức để email luôn vào inbox, tăng doanh thu, giữ chắc uy tín!
Trong thời đại số, email là kênh giao tiếp và marketing không thể thiếu của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao những email tâm huyết của mình lại bị “lạc trôi” vào hòm thư Spam của khách hàng? Thực trạng email doanh nghiệp bị gửi vào spam không chỉ làm giảm hiệu quả chiến dịch mà còn gây tổn hại nghiêm trọng đến uy tín thương hiệu. Hậu quả có thể kể đến là mất khách hàng tiềm năng, giảm hiệu quả marketing và thậm chí là nguy cơ bị chặn toàn bộ tên miền (domain).
Bài viết này sẽ phân tích sâu 5 lý do phổ biến nhất khiến email của bạn bị đánh dấu là spam và cung cấp những giải pháp cụ thể, dễ áp dụng để khắc phục triệt để tình trạng này.
Email doanh nghiệp là địa chỉ email được tạo theo tên miền riêng của công ty bạn, ví dụ: ten.nhanvien@tencongty.com. Nó khác biệt hoàn toàn so với các dịch vụ email miễn phí như Gmail, Yahoo Mail hay Outlook.
Sử dụng email theo tên miền riêng mang lại nhiều lợi ích vượt trội, không chỉ về mặt hình thức mà còn là một khoản đầu tư chiến lược vào tài sản số của công ty. Nó thể hiện sự nghiêm túc, cam kết lâu dài và tạo ra một hệ sinh thái giao tiếp đồng bộ, giúp doanh nghiệp kiểm soát hoàn toàn dữ liệu và hình ảnh thương hiệu của mình.
Việc email bị chuyển vào mục spam không đơn thuần là một sự bất tiện nhỏ mà nó gây ra những tác động tiêu cực theo dây chuyền, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Tình trạng này kéo dài sẽ bào mòn nỗ lực marketing, phá vỡ luồng giao tiếp và gây tổn hại nghiêm trọng đến uy tín đã dày công xây dựng.
Khi email nằm trong mục spam, khả năng khách hàng nhìn thấy và đọc nó gần như bằng không, đồng nghĩa với việc mọi thông điệp, chương trình khuyến mãi hay thông tin cập nhật quan trọng của bạn đều không đến được với đối tượng mục tiêu. Mọi chi phí và công sức đầu tư cho chiến dịch marketing qua email đều trở nên lãng phí, không hiệu quả.
Trong tâm trí người dùng, thư mục spam là nơi chứa những email lừa đảo, quảng cáo phiền toái và không đáng tin cậy. Khi email của doanh nghiệp bạn liên tục xuất hiện ở đây, khách hàng sẽ dần hình thành ấn tượng tiêu cực, cho rằng công ty bạn thiếu chuyên nghiệp, thậm chí là đang cố tình gửi thư rác, từ đó làm giảm sút lòng tin vào thương hiệu.
Đây là hậu quả nghiêm trọng nhất, nếu tên miền của bạn bị nhiều người dùng báo cáo spam hoặc có tỷ lệ gửi lỗi cao, nó có thể bị các tổ chức chống spam quốc tế (như Spamhaus, Barracuda) đưa vào “danh sách đen”. Khi đã vào blacklist, gần như toàn bộ email gửi đi từ tên miền (kể cả giao dịch nội bộ) sẽ bị các máy chủ khác từ chối hoặc chặn thẳng tay.
Tổng hợp tất cả các yếu tố trên, hậu quả cuối cùng là sự sụt giảm về doanh thu và tổn hại danh tiếng. Sẽ mất đi các cơ hội bán hàng, các khách hàng tiềm năng không nhận được báo giá, các khách hàng hiện tại không nhận được thông báo quan trọng. Việc xây dựng lại uy tín cho một tên miền đã bị “dính phốt” là một quá trình rất tốn kém và mất thời gian.
Khi triển khai email marketing, nhiều doanh nghiệp thường bỏ sót một chi tiết tưởng chừng nhỏ nhưng lại có tác động cực lớn đến tỷ lệ email rơi vào spam: liên kết hủy đăng ký. Đây không chỉ là yếu tố bắt buộc về mặt pháp lý tại nhiều quốc gia, mà còn là thước đo thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Việc thiếu nút hủy đăng ký rõ ràng dễ khiến khách hàng bực bội và chọn cách nhấn “Báo cáo spam” gây tổn hại nghiêm trọng đến uy tín tên miền và hiệu quả chiến dịch.
Các bộ lọc spam hiện đại không chỉ quét từ khóa mà còn phân tích cả ngữ cảnh và tần suất xuất hiện của chúng. Khi nội dung của bạn chứa quá nhiều từ ngữ mang tính cường điệu, hứa hẹn phi thực tế hoặc các ký tự đặc biệt nhằm gây chú ý (!!!, $$$,…), hệ thống sẽ ngay lập tức gắn cờ cảnh báo và có khả năng phân loại email của bạn là spam.
Ví dụ: “Miễn phí 100%”, “Cơ hội duy nhất”, “Kiếm tiền ngay”, “Click ngay”, “Ưu đãi sốc”, “Cam kết hiệu quả”,…
Cách khắc phục:
Sử dụng chức năng CC (Carbon Copy) hoặc BCC (Blind Carbon Copy) trong các trình duyệt mail thông thường để gửi cho danh sách lớn là một tín hiệu rõ ràng của hành vi spam. Các máy chủ email được thiết kế để phát hiện việc gửi cùng một nội dung đến hàng loạt địa chỉ từ một tài khoản cá nhân, và chúng sẽ nhanh chóng giới hạn hoặc chặn hành động này để bảo vệ người dùng.
Cách khắc phục:
Trong bối cảnh các cuộc tấn công lừa đảo ngày càng tinh vi, việc xác thực danh tính người gửi là yếu tố rất quan trọng. Nếu không có những “chữ ký số” này, bất kỳ ai cũng có thể giả mạo email từ tên miền của bạn để lừa đảo khách hàng. Vì vậy, các máy chủ nhận sẽ mặc định nghi ngờ và xử lý nghiêm ngặt các email không được xác thực.
Chất lượng của danh sách email là nền tảng cho một chiến dịch thành công, việc mua bán danh sách email hoặc gửi thư cho những người chưa từng tương tác với thương hiệu của bạn là hành vi bị cấm. Khi các email này bị gửi đi, tỷ lệ thoát (bounce rate) sẽ tăng vọt và nhiều người nhận sẽ bấm báo cáo spam, tạo ra tín hiệu cực xấu cho uy tín tên miền của bạn.
Cách khắc phục:
Việc cung cấp cho người dùng quyền kiểm soát việc nhận tin là một yêu cầu pháp lý tại nhiều nơi trên thế giới (như GDPR ở Châu Âu). Khi người nhận không còn muốn nhận email nhưng không tìm thấy cách nào để hủy đăng ký, hành động tự nhiên và nhanh nhất của họ là nhấn vào nút “Báo cáo Spam”, điều này còn gây hại cho uy tín của bạn hơn là việc họ tự nguyện rời khỏi danh sách.
Cách khắc phục:
Để có cái nhìn tổng quan và dễ dàng theo dõi các hành động cần thực hiện, chúng tôi đã tổng hợp các nguyên nhân chính và giải pháp tương ứng, bảng dưới đây sẽ là kim chỉ nam giúp bạn kiểm tra và tối ưu hóa hệ thống email của mình một cách hiệu quả. Hãy áp dụng từng bước để đảm bảo mọi thông điệp của bạn đều đến được với khách hàng.
| Lý do gây Spam | Giải pháp khắc phục | Mức độ ưu tiên |
| Nội dung chứa từ khóa spam | Soạn thảo nội dung tự nhiên, tập trung vào giá trị, tránh từ ngữ cường điệu. | Cao |
| Gửi email hàng loạt sai cách | Sử dụng nền tảng Email Marketing chuyên nghiệp (SendGrid, Mailchimp…). | Cao |
| Thiếu xác thực SPF, DKIM, DMARC | Cấu hình đầy đủ 3 bản ghi này trong DNS của tên miền. | Rất Cao |
| Danh sách email kém chất lượng | Xây dựng danh sách opt-in và thường xuyên làm sạch dữ liệu. | Cao |
| Không có link hủy đăng ký | Luôn chèn link “Unsubscribe” rõ ràng ở cuối mỗi email. | Rất Cao |
Xem thêm: Email công ty có bảo mật không? Quản lý có thể đọc email?
Ngoài việc khắc phục 5 lý do cốt lõi kể trên, để xây dựng một danh tiếng người gửi (sender reputation) vững chắc và đảm bảo tỷ lệ vào inbox cao về lâu dài, bạn cần áp dụng một chiến lược chủ động và toàn diện hơn. Đây không chỉ là những biện pháp tình thế mà là các thói quen tốt cần được duy trì thường xuyên, giúp hệ thống email hoạt động hoàn hảo, luôn được các bộ lọc thư ưu ái.
1. Nếu email đã bị đưa vào spam thì có lấy lại được không?
Có, hoàn toàn có thể, thực hiện nghiêm túc các biện pháp khắc phục đã nêu ở trên đặc biệt là việc xác thực domain. Sau đó, bạn có thể nhẹ nhàng nhờ một vài khách hàng thân thiết tìm email trong mục spam và đánh dấu “Không phải spam”. Hành động này sẽ gửi tín hiệu tích cực đến các bộ lọc email.
2. Sử dụng Google Workspace (Gmail doanh nghiệp) có bị spam không?
Có thể, vì uy tín của nền tảng Google không thể bảo vệ bạn nếu chính bạn vi phạm quy tắc. Nếu bạn gửi nội dung chứa từ khóa spam, gửi hàng loạt không đúng cách hoặc tên miền thiếu xác thực, email của bạn vẫn sẽ bị các bộ lọc, kể cả của Gmail, phân loại là spam như bình thường.
3. Bao lâu nên dọn dẹp danh sách email một lần?
Tần suất lý tưởng là mỗi 3–6 tháng, vì dữ liệu email xuống cấp tự nhiên khoảng 22.5% mỗi năm. Việc dọn dẹp thường xuyên giúp loại bỏ các email không còn hoạt động, giảm tỷ lệ gửi lỗi (bounce rate) và duy trì các chỉ số tương tác ở mức cao, qua đó bảo vệ uy tín người gửi của bạn.
4. Chỉ gửi email nội bộ (giữa nhân viên) có bị spam không?
Rất hiếm, nhưng vẫn có thể xảy ra trong trường hợp tên miền của công ty bị đưa vào blacklist toàn cầu. Khi đó, uy tín tên miền đã bị tổn hại nghiêm trọng, khiến một số máy chủ email bên ngoài có thể từ chối hoặc lọc cả những email trao đổi giữa các nhân viên trong cùng một hệ thống.
Việc quản lý và tối ưu hóa hệ thống email để tránh rơi vào spam đòi hỏi kiến thức kỹ thuật và sự đầu tư bài bản. Thay vì tốn thời gian tự mày mò, bạn hoàn toàn có thể tin tưởng vào một giải pháp toàn diện và chuyên nghiệp.
Tại NUTA.io, chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ thiết kế website hay marketing online, mà còn mang đến giải pháp Email Doanh Nghiệp theo tên miền riêng mạnh mẽ, được xây dựng để giải quyết triệt để những vấn đề bạn đang gặp phải.
Đừng để những rào cản kỹ thuật làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Hãy để NUTA.io đồng hành cùng bạn xây dựng một kênh giao tiếp email chuyên nghiệp, uy tín và luôn đến được với khách hàng.
➡️ Liên hệ với NUTA.io ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp Email Doanh nghiệp phù hợp nhất!
Đăng ký nhận ưu đãi
*Chúng tôi cam kết bảo mật thông tin cá nhân của quý khách và chỉ sử dụng để liên hệ và hỗ trợ.
22/08/2025
Cảnh báo hosting miễn phí có thể phá hủy website của bạn! Tìm hiểu sự thật về hiệu suất kém, bảo mật 0 đồng và nguy cơ mất dữ liệu vĩnh viễn. Trong thế giới số hóa không ngừng phát triển, việc sở hữu một website đã trở thành nhu cầu tất yếu từ một […]
22/08/2025
Bí quyết chọn tên miền theo phong thủy hợp mệnh, cân bằng âm dương, đón tài lộc và tránh xa những con số đại kỵ. Trong kỷ nguyên số, việc lựa chọn một tên miền (domain) được ví như việc chọn mặt bằng và đặt tên cho một cửa hàng. Ngày càng có nhiều chủ […]
20/08/2025
Sếp có thể đọc thư của bạn bất cứ lúc nào, sự thật về bảo mật & quyền riêng tư ai cũng cần biết! Mọi thông tin trao đổi qua email công ty đều có nguy cơ bị người quản lý hoặc bộ phận IT đọc được trong quá trình giám sát hệ thống. Trong […]
23 đường D4, KDC Him Lam, phường Tân Hưng, quận 7, TPHCM
Theo dõi chúng tôi
Dịch vụ cung cấp
Về chúng tôi
