Giới hạn gửi email hằng ngày Google Workspace là bao nhiêu?

Giới hạn Gmail Google Workspace gần 2.000 email/ngày, cho 500 cá nhân, vượt quá giới hạn sẽ bị chặn gửi email trong vòng 24h nhưng vẫn nhận được email bình thường. Tìm hiểu ngay!

Google Workspace (trước đây là G Suite) đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho hàng triệu doanh nghiệp trên toàn thế giới, cung cấp một hệ sinh thái làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả. Tuy nhiên, khi sử dụng tính năng email, nhiều người dùng không nhận ra rằng dù Google Workspace rất mạnh mẽ, nó vẫn có những giới hạn gửi email hằng ngày được thiết lập sẵn để đảm bảo an toàn và chống lại nạn spam.

Vậy giới hạn gửi email mỗi ngày của Google Workspace chính xác là bao nhiêu? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn vượt ngưỡng này và có cách nào để khắc phục nếu doanh nghiệp của bạn cần gửi nhiều email hơn? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

Google Workspace Là Gì?

Google Workspace là bộ công cụ làm việc dựa trên nền tảng đám mây của Google, được thiết kế riêng cho doanh nghiệp. Gồm email theo tên miền riêng (ten@tencongty.com), bộ ứng dụng văn phòng (Docs, Sheets, Slides), dung lượng lưu trữ đám mây (Drive), công cụ họp trực tuyến (Meet) và nhiều tiện ích khác.

Khác với Gmail miễn phí vốn chỉ phục vụ cho mục đích cá nhân, Google Workspace là một nền tảng trả phí được xây dựng cho môi trường doanh nghiệp, nơi tính chuyên nghiệp, khả năng kiểm soát và bảo mật được đặt lên hàng đầu. Đây không chỉ là việc sở hữu một email theo tên miền riêng mà là việc trang bị cho toàn bộ tổ chức một hệ sinh thái làm việc đồng bộ và mạnh mẽ.

• Uy tín thương hiệu: Việc sử dụng email theo tên miền riêng (lienhe@congtya.com) tạo ra sự khác biệt so với một địa chỉ miễn phí, thể hiện sự đầu tư nghiêm túc và xây dựng lòng tin nơi khách hàng. Mỗi email được gửi đi đều trở thành một điểm chạm thương hiệu, củng cố hình ảnh chuyên nghiệp và nhất quán của doanh nghiệp.
• Bảo mật cao: Cung cấp các lớp bảo mật nâng cao, quyền kiểm soát quản trị, xác thực hai yếu tố, và quản lý thiết bị đầu cuối. Các tính năng nâng cao như ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP) và vùng lưu trữ bảo mật (Vault) giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm của công ty một cách toàn diện, điều mà Gmail miễn phí không thể cung cấp.
• Dung lượng lớn: Mỗi người dùng trong Google Workspace thường bắt đầu với ít nhất 30GB dung lượng lưu trữ (hoặc hơn tùy gói), áp dụng chung cho cả Gmail và Google Drive. Mức dung lượng này cho phép nhân viên thoải mái lưu trữ, chia sẻ tài liệu lớn và lưu trữ email trong nhiều năm.
• Tích hợp công cụ: Sức mạnh thực sự của Google Workspace nằm ở khả năng tích hợp liền mạch giữa các ứng dụng, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc nhóm. Dễ dàng chuyển từ một cuộc trò chuyện trong Chat sang một cuộc họp video trên Meet hoặc đính kèm một tệp từ Drive trực tiếp vào email.

Vậy tại sao email doanh nghiệp không thể gửi thoải mái? Vì mỗi email được gửi từ tên miền đều ảnh hưởng đến “uy tín” của tên miền đó. Google áp đặt giới hạn để ngăn chặn việc lạm dụng hệ thống cho mục đích spam, bảo vệ danh tiếng cho cả người dùng và chính Google.

Giới Hạn Gửi Email Hằng Ngày Google Workspace

Để duy trì một hệ sinh thái email lành mạnh và đáng tin cậy cho tất cả người dùng, Google đã thiết lập các hạn mức gửi rất cụ thể và chặt chẽ. Các giới hạn này được tính trong một khoảng thời gian 24 giờ liên tục, không phải theo ngày cố định, nhằm ngăn chặn các hành vi gửi thư ồ ạt trong thời gian ngắn, dưới đây là các hạn mức chính mà người dùng Google Workspace cần nắm rõ  vì việc hiểu rõ chúng là bước đầu tiên để sử dụng hệ thống một cách hiệu quả và tránh các gián đoạn không đáng có trong công việc:

• Tổng số email gửi mỗi ngày: Hạn mức tối đa là 2.000 email/ngày cho mỗi tài khoản trong vòng 24 giờ. Cần lưu ý rằng giới hạn này được tính trên số lượng người nhận, ví dụ một email gửi đến 50 người sẽ được tính là 50 email chứ không phải 1.
• Gửi qua SMTP Relay Service: Khi bạn cấu hình các ứng dụng bên thứ ba, máy in hoặc website để gửi email thông qua máy chủ SMTP của Google, hạn mức sẽ được nới lỏng hơn có thể lên tới 10.000 email/ngày, đây là giải pháp dành cho các email giao dịch tự động chứ không phải cho việc gửi thư thông thường.
• Số lượng người nhận mỗi email: Mỗi email riêng lẻ bạn gửi đi chỉ có thể có tối đa 2.000 người nhận, bao gồm tổng số địa chỉ trong các trường “To”, “Cc”, và “Bcc”. Quy định này nhằm ngăn chặn hành vi lợi dụng một email để phát tán thư rác trên diện rộng chỉ bằng một thao tác duy nhất.
• Số lượng người nhận bên ngoài: Google giám sát chặt chẽ hơn việc gửi email ra các tên miền bên ngoài tổ chức của bạn. Mỗi tài khoản bị giới hạn gửi đến tối đa 3.000 địa chỉ email bên ngoài mỗi ngày để bảo vệ mạng lưới của Google khỏi việc bị lạm dụng để spam các hệ thống khác.

Lý do chính Google đặt ra các giới hạn này là để bảo vệ người dùng khỏi thư rác, ngăn chặn các hành vi lừa đảo và đảm bảo sự ổn định, an toàn cho toàn bộ hệ thống máy chủ email của họ.

Thảo khảo bảng giá Email doanh nghiệp của NUTA.io tại đây

Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Hạn Mức Gửi Email

Không phải tất cả các tài khoản đều có giới hạn giống hệt nhau và các con số trên không phải lúc nào cũng là tuyệt đối. Google sử dụng một hệ thống đánh giá động, liên tục theo dõi hành vi của mỗi tài khoản, và hạn mức thực tế có thể được điều chỉnh dựa trên một thuật toán phức tạp. Do đó, việc duy trì một thói quen sử dụng tốt là rất quan trọng, hạn mức thực tế có thể bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố chính sau đây:

• Loại tài khoản: Có sự khác biệt rất lớn giữa tài khoản Google Workspace trả phí và tài khoản Gmail miễn phí (vốn chỉ có hạn mức khoảng 500 email/ngày). Việc trả phí cho thấy mức độ cam kết và tính hợp pháp của doanh nghiệp, do đó Google cấp cho bạn một hạn mức cao hơn và đáng tin cậy hơn.
• Phương thức gửi: Cách bạn gửi email cũng ảnh hưởng đến giới hạn, gửi trực tiếp từ giao diện web của Gmail được xem là hành vi của con người và ít bị soi xét hơn. Trong khi đó, việc gửi qua SMTP relay hoặc API thường là tự động, do đó sẽ bị giám sát chặt chẽ hơn để đảm bảo không phải là hoạt động của bot spam.
• Lịch sử hoạt động tài khoản: Các tài khoản mới tạo hoặc các tên miền mới đăng ký sẽ có hạn mức rất thấp trong giai đoạn đầu. Cần phải xây dựng uy tín dần dần bằng cách gửi email một cách điều độ và nhận được tương tác tích cực từ người nhận qua thời gian.
• Hoạt động bất thường: Bất kỳ sự thay đổi đột ngột nào trong thói quen gửi mail đều có thể bị coi là dấu hiệu đáng ngờ. Ví dụ, một tài khoản thường chỉ gửi vài chục email mỗi ngày đột nhiên gửi hàng nghìn email hoặc tỷ lệ email bị trả lại (bounce rate) tăng vọt, đều sẽ kích hoạt cơ chế bảo vệ của Google và có thể dẫn đến việc tạm thời hạ thấp giới hạn.

Điều Gì Xảy Ra Khi Vượt Quá Giới Hạn Gửi Mail?

Khi bạn cố gắng gửi email vượt quá hạn mức cho phép, hệ thống bảo vệ tự động của Google sẽ được kích hoạt ngay lập tức, đây không phải là một hình phạt mà là một cơ chế phòng vệ được thiết kế để ngăn chặn một tài khoản gây ra thiệt hại trên diện rộng. Việc hiểu rõ các hậu quả này sẽ giúp bạn nhận biết và xử lý vấn đề kịp thời. Sẽ gặp phải một số thông báo lỗi và hạn chế sau.

• Tạm ngừng gửi email: Tài khoản của bạn sẽ nhận được thông báo lỗi như “You have reached a limit for sending mail” và bị khóa hoàn toàn khả năng gửi email mới. Lệnh cấm này thường kéo dài từ 1 giờ đến 24 giờ, tùy thuộc vào lịch sử và mức độ vi phạm của tài khoản.
• Email bị trả lại: Các email mà bạn cố gắng gửi đi trong khi đã vượt giới hạn sẽ không được xếp vào hàng đợi mà sẽ bị hệ thống từ chối ngay lập tức sẽ nhận được một email thông báo lỗi cho biết rằng email của bạn đã không được gửi đi thành công.
• Rủi ro lâu dài: Nếu việc vi phạm giới hạn xảy ra một cách thường xuyên, “điểm uy tín” của tên miền và địa chỉ IP của bạn sẽ bị giảm sút nghiêm trọng. Không chỉ ảnh hưởng trong hệ thống của Google mà còn khiến các nhà cung cấp dịch vụ email khác (Microsoft, Yahoo) dễ dàng đưa email vào mục spam trong tương lai, ngay cả khi bạn gửi với số lượng ít.

So Sánh Các Giải Pháp Gửi Email Số Lượng Lớn

Khi nhu cầu gửi email của doanh nghiệp vượt qua giới hạn của Google Workspace, việc lựa chọn một giải pháp thay thế là vô cùng cần thiết. Mỗi phương án đều có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với quy mô và mục đích sử dụng khác nhau, bảng so sánh dưới đây sẽ giúp có cái nhìn tổng quan để đưa ra quyết định phù hợp tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

Giải pháp	Đối tượng phù hợp	Hạn mức gửi (ước tính)	Ưu điểm	Nhược điểm
Google Workspace (Mặc định)	Doanh nghiệp vừa và nhỏ, giao dịch hàng ngày	~2.000 email/ngày/user	Bảo mật cao, tích hợp tốt, quen thuộc	Giới hạn thấp, không dành cho marketing
SMTP Relay Service	Doanh nghiệp cần gửi thông báo tự động (hóa đơn, xác nhận)	10.000 – 100.000+ email/ngày	Tăng hạn mức, tự động hóa, đáng tin cậy	Cần cấu hình kỹ thuật, có thể tốn phí
Dịch vụ Email Marketing	Doanh nghiệp mọi quy mô cần gửi email marketing, newsletter	Gần như không giới hạn (tùy gói)	Chuyên nghiệp, có báo cáo, quản lý danh sách	Chi phí cao hơn, tách biệt hệ thống mail chính

Xem thêm 5 lý do khiến email doanh nghiệp bị gửi vào mục spam

Lưu Ý Để Tránh Vi Phạm Giới Hạn Gửi Email

Việc xây dựng và duy trì một uy tín người gửi tốt cũng giống như xây dựng điểm tín dụng, sẽ dễ dàng hơn nhiều để giữ nó ở mức cao ngay từ đầu thay vì phải vất vả phục hồi sau khi đã bị đánh giá thấp, để tài khoản luôn hoạt động ổn định hãy tuân thủ các nguyên tắc vàng sau đây:

• Lên lịch gửi hợp lý: Thay vì gửi hàng trăm email cùng một lúc trong một phút, hãy sử dụng các công cụ để giãn cách và phân bổ thời gian gửi trong suốt cả ngày. Hành vi gửi ồ ạt trông rất giống hoạt động của bot spam và dễ bị các bộ lọc tự động gắn cờ cảnh báo, trong khi việc gửi một cách từ từ sẽ trông tự nhiên hơn nhiều.
• Phân nhóm đối tượng: Đừng gửi cùng một nội dung cho toàn bộ danh sách liên hệ của bạn. Hãy phân loại khách hàng thành các nhóm nhỏ dựa trên sở thích, hành vi hoặc lịch sử mua hàng. Việc gửi nội dung phù hợp và có liên quan đến từng nhóm không chỉ tăng tỷ lệ tương tác mà còn giảm thiểu khả năng người nhận cảm thấy phiền và báo cáo spam.
• Duy trì danh sách email sạch: Tỷ lệ email bị trả lại là một trong những chỉ số quan trọng nhất mà các nhà cung cấp dịch vụ email theo dõi. Hãy thường xuyên sử dụng các công cụ xác thực email để loại bỏ các địa chỉ không còn tồn tại, sai chính tả hoặc các email tạm thời khỏi danh sách của bạn để giữ cho tỷ lệ này luôn ở mức thấp.
• Tránh nội dung spam: Hãy cẩn trọng với nội dung email của bạn. Tránh sử dụng các tiêu đề giật gân, viết hoa toàn bộ, dùng quá nhiều dấu chấm than, hoặc chèn các đường link từ các dịch vụ rút gọn link không uy tín. Đảm bảo rằng email của bạn luôn có một liên kết hủy đăng ký rõ ràng để người nhận có lựa chọn thoát ra một cách dễ dàng.

Câu Hỏi Thường Gặp

1. Google workspace có giới hạn gửi email theo giờ không?

Có, ngoài giới hạn theo ngày Google còn áp dụng các hạn mức trong từng khoảng thời gian ngắn hơn như theo phút hoặc theo giờ. Giúp ngăn chặn hành vi gửi thư hàng loạt bất thường và bảo vệ hệ thống khỏi việc bị lợi dụng để spam.

2. Tôi có thể mua thêm dung lượng gửi email trong google workspace không?

Không, Google không cho phép người dùng mua thêm hạn mức gửi email vượt quá quy định sẵn có. Nếu doanh nghiệp cần gửi số lượng lớn, giải pháp khả thi là sử dụng dịch vụ SMTP relay hoặc nền tảng email marketing chuyên dụng để tránh gián đoạn.

3. Nếu bị khóa gửi email thì có mất toàn bộ email không?

Không, khi tài khoản bị tạm khóa chức năng gửi, toàn bộ email trong hộp thư của bạn vẫn được giữ nguyên và không bị mất. Người dùng vẫn có thể nhận email và truy cập các ứng dụng khác như Drive, Docs, Meet… mà không bị ảnh hưởng.

4. Có thể gửi email marketing bằng google workspace được không?

Về mặt kỹ thuật thì có thể gửi, nhưng không được khuyến khích vì rất dễ chạm ngưỡng giới hạn hoặc bị người nhận đánh dấu spam. Sẽ làm giảm uy tín tên miền và gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả giao dịch email hàng ngày của doanh nghiệp.

Nâng Cấp Hệ Thống Email Doanh Nghiệp Cùng NUTA.io

Google Workspace là lựa chọn lý tưởng cho giao tiếp nội bộ và giao dịch hằng ngày, nhưng lại hạn chế khi doanh nghiệp cần gửi email số lượng lớn hay triển khai chiến dịch marketing chuyên nghiệp. Việc dùng sai mục đích không chỉ kém hiệu quả mà còn tiềm ẩn rủi ro uy tín tên miền, đây là lúc bạn cần giải pháp email doanh nghiệp toàn diện hơn và tại NUTA.io, chúng tôi cung cấp các gói Email Doanh Nghiệp giúp nâng cao bảo mật, hiệu suất và đáp ứng linh hoạt mọi nhu cầu.

Tại sao nên chọn giải pháp Email Doanh Nghiệp từ NUTA.io?

• Hạ tầng mạnh mẽ, tỷ lệ vào inbox cao: Chúng tôi sử dụng các máy chủ chuyên dụng với IP uy tín, kết hợp cấu hình SPF, DKIM, DMARC chuẩn mực để đảm bảo email của bạn luôn đến được với người nhận.
• Không giới hạn bởi chính sách của Google: Bạn có thể tùy chọn các gói dịch vụ với hạn mức gửi lớn hơn hoặc tích hợp giải pháp SMTP relay chuyên nghiệp để phục vụ cho các chiến dịch marketing và thông báo hàng loạt.
• Bảo mật đa lớp, chống spam hiệu quả: Hệ thống được trang bị các bộ lọc spam và virus tiên tiến, bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi các mối đe dọa từ email.
• Hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu: Đội ngũ chuyên gia của NUTA.io luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn cấu hình, vận hành hệ thống email một cách tối ưu và an toàn nhất.

Đừng để giới hạn kỹ thuật cản trở sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Hãy để Nuta.io đồng hành cùng bạn xây dựng một hệ thống email mạnh mẽ, linh hoạt và đáng tin cậy.

➡️ Liên hệ ngay với NUTA.io để được tư vấn giải pháp Email Doanh Nghiệp phù hợp với nhu cầu!