Khám phá các yếu tố không cần thiết khi viết email chuyên nghiệp để tránh sai lầm, nâng cao hiệu quả giao tiếp và gây ấn tượng tốt với người nhận.
Trong môi trường làm việc hiện đại, email chuyên nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp và xây dựng hình ảnh cá nhân. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết email đúng chuẩn và hiệu quả.
Nhiều người vẫn mắc sai lầm khi đưa vào các yếu tố không cần thiết, khiến nội dung trở nên dài dòng, thiếu chuyên nghiệp, thậm chí phản tác dụng. Bài viết này sẽ chỉ ra những yếu tố không nên xuất hiện trong một email chuyên nghiệp, giúp bạn nâng cao kỹ năng viết email và tạo ấn tượng tốt với người nhận.
Email Là Gì?
Email (Electronic Mail) là phương thức trao đổi thông tin dưới dạng thư điện tử thông qua mạng Internet. Người dùng có thể gửi và nhận văn bản, tệp đính kèm, hình ảnh, đường dẫn và nhiều nội dung khác một cách nhanh chóng, không giới hạn khoảng cách địa lý.
Email hiện nay được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như kinh doanh, giáo dục, hành chính, truyền thông và dịch vụ khách hàng. Trong môi trường công sở, email trở thành phương tiện liên lạc chủ đạo nhờ tính chuyên nghiệp, tiện lợi và khả năng lưu trữ thông tin lâu dài. Một số đặc điểm nổi bật của email:
- Giao tiếp nhanh chóng và tiết kiệm chi phí: Email có thể gửi tài liệu, hình ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm chỉ trong vài giây, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với phương pháp gửi thư truyền thống.
- Lưu trữ và truy xuất dễ dàng: Mọi email đều được lưu lại trong hộp thư, giúp người dùng dễ dàng tra cứu, đối chiếu thông tin hoặc kiểm tra lại lịch sử giao tiếp khi cần.
Không chỉ là công cụ trao đổi thông tin, email còn thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp và khả năng giao tiếp của người gửi. Một email chuyên nghiệp được trình bày đúng chuẩn giúp truyền tải thông điệp rõ ràng đồng thời góp phần xây dựng hình ảnh cá nhân và uy tín tổ chức.
Với sự phát triển của công nghệ, email ngày càng tích hợp thêm nhiều tính năng như chữ ký số, mã hóa bảo mật và tự động hóa, trở thành phần không thể thiếu trong hệ sinh thái số hiện nay.
Những Yếu Tố Không Cần Thiết Khi Viết Email Chuyên Nghiệp
Trong môi trường làm việc hiện đại, email không chỉ đơn thuần là công cụ truyền tải thông tin mà còn là phương tiện thể hiện sự chuyên nghiệp, kỹ năng giao tiếp và thái độ làm việc của mỗi cá nhân. Một email được viết chỉn chu, ngắn gọn và rõ ràng có thể giúp người gửi tạo được ấn tượng tích cực, đồng thời nâng cao hiệu quả xử lý công việc. Ngược lại, những email thiếu tổ chức, chứa nhiều chi tiết dư thừa hoặc không phù hợp dễ khiến người nhận khó chịu, thậm chí làm ảnh hưởng đến hình ảnh cá nhân và uy tín tập thể.
Thực tế cho thấy, nhiều người vẫn mắc phải những lỗi phổ biến trong cách soạn thảo email từ việc dùng ngôn từ thiếu trang trọng cho đến việc trình bày dài dòng, không có trọng tâm. Việc nhận biết và loại bỏ các yếu tố không cần thiết trong email là bước quan trọng để cải thiện hiệu quả giao tiếp trong công việc. Dưới đây là các yếu tố nên tránh khi viết email chuyên nghiệp, giúp nội dung rõ ràng hơn, dễ đọc hơn và thể hiện được thái độ nghiêm túc trong công việc.
1. Lời chào rườm rà, cảm xúc thái quá
Một trong những lỗi phổ biến khi viết email trong công việc là sử dụng lời chào quá dài dòng, mang tính cá nhân hoặc thể hiện cảm xúc quá mức. Trong khi một lời chào lịch sự là cần thiết để mở đầu email một cách nhã nhặn, thì việc bắt đầu bằng cảm xúc hay kéo dài câu chào lại dễ gây cảm giác email thiếu chuyên nghiệp, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp nơi tốc độ và hiệu quả được ưu tiên hàng đầu.
Lời chào mang tính cảm xúc cao thường xuất hiện dưới dạng những câu chúc sáo rỗng, không liên quan đến nội dung chính hoặc mang màu sắc cá nhân thái quá làm email thiếu chuyên nghiệp. Những câu như:
- “Chúc anh/chị một ngày mới nhiều niềm vui và năng lượng tích cực bên gia đình thân yêu”
- “Hy vọng anh/chị đang có một buổi sáng tuyệt vời, thư giãn và ngập tràn cảm hứng!”
Thay vào đó, một lời chào ngắn gọn, đúng mực và trang trọng sẽ giúp mở đầu email chuyên nghiệp hơn, lời chào nên phù hợp với ngữ cảnh, vị trí của người nhận và mối quan hệ công việc giữa hai bên.
2. Sử dụng biểu tượng cảm xúc
Việc sử dụng biểu tượng cảm xúc (emoji) trong giao tiếp qua tin nhắn hay mạng xã hội đã trở nên phổ biến, giúp thể hiện thái độ và cảm xúc một cách nhanh chóng, trực quan. Tuy nhiên, trong môi trường công việc đặc biệt là khi viết email việc chèn emoji như 😊, 👍, ❤️… lại không phù hợp và thường bị xem là thiếu chuyên nghiệp.
Một email công việc cần đảm bảo tính nghiêm túc, rõ ràng và trang trọng. Khi sử dụng emoji người gửi có thể vô tình làm giảm độ tin cậy của nội dung, khiến thông điệp trở nên kém trọng tâm hoặc gây hiểu nhầm về thái độ giao tiếp. Đặc biệt, khi đối tượng nhận email là cấp trên, khách hàng hoặc đối tác, việc chèn biểu tượng cảm xúc làm email thiếu chuyên nghiệp có thể tạo ấn tượng thiếu chỉn chu, thiếu trưởng thành hoặc không phân biệt được môi trường giao tiếp chuyên biệt.
Ngoài ra, không phải tất cả các hệ thống email đều hiển thị emoji giống nhau. Một biểu tượng có thể trông dễ thương, thân thiện trong Gmail nhưng lại hiển thị thành ký tự lỗi hoặc biểu tượng lạ trên một hệ thống email khác, dẫn đến trải nghiệm không đồng nhất và gây khó chịu cho người đọc.
3. Viết tắt, ngôn ngữ chat, từ lóng
Việc sử dụng viết tắt, ngôn ngữ chat hoặc từ lóng trong email công việc là một trong những lỗi phổ biến làm giảm tính chuyên nghiệp và rõ ràng của nội dung. Dù có thể giúp tiết kiệm thời gian khi soạn thảo, nhưng những từ như “ko” (không), “vs” (với), “e” (em), “a” (anh), “rep” (trả lời), “ntn” (như thế nào) lại dễ gây hiểu nhầm đặc biệt khi người nhận không quen với cách viết này hoặc thuộc thế hệ khác.
Email trong môi trường công sở yêu cầu sự trang trọng, mạch lạc và minh bạch về ngôn từ. Việc lạm dụng các từ viết tắt và ngôn ngữ mang tính cá nhân khiến người đọc cảm thấy người gửi thiếu nghiêm túc, thiếu tôn trọng, giảm uy tín cá nhân khi giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp hoặc đối tác sẽ làm email thiếu chuyên nghiệp.
Không chỉ ảnh hưởng đến hình ảnh cá nhân, việc sử dụng từ ngữ không chuẩn còn có thể gây ra sai lệch trong việc hiểu nội dung đặc biệt khi email liên quan đến các công việc quan trọng như hợp đồng, báo cáo, thông báo nội bộ hay yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật.
4. Nội dung lan man, thiếu trọng tâm
Một email chuyên nghiệp cần đảm bảo tiêu chí rõ ràng, ngắn gọn và có mục đích cụ thể. Tuy nhiên, nhiều người khi soạn thảo lại sa vào việc trình bày quá dài dòng, đưa vào quá nhiều chi tiết không cần thiết, khiến người đọc khó nắm bắt được thông điệp chính, một trong những lỗi nghiêm trọng làm giảm hiệu quả giao tiếp làm email thiếu chuyên nghiệp trong môi trường công sở.
- Tập trung vào mục tiêu chính của email: Trước khi viết, cần xác định rõ ràng nội dung trọng tâm muốn truyền đạt, giúp tránh việc thêm vào những chi tiết dư thừa không cần thiết, email ngắn gọn, dễ hiểu và giữ sự chuyên nghiệp trong giao tiếp.
- Sắp xếp nội dung có cấu trúc và rõ ràng: Nên chia nội dung email thành các đoạn nhỏ, mỗi đoạn chỉ tập trung vào một ý chính, sử dụng các danh sách dạng bullet points hoặc đánh số để làm nổi bật các điểm quan trọng, giúp người nhận dễ dàng nắm bắt và xử lý thông tin nhanh chóng.
Việc viết lan man có thể xuất phát từ tâm lý muốn giải thích kỹ lưỡng hoặc do chưa xác định rõ mục tiêu của email, người nhận đặc biệt là cấp quản lý hoặc khách hàng thường không có nhiều thời gian để đọc hết những đoạn dài lê thê, thiếu trọng tâm, dễ dẫn đến việc email bị lướt qua, bỏ sót thông tin quan trọng hoặc thậm chí không được phản hồi.
Xem thêm Các lỗi khi viết email doanh nghiệp cần tránh
5. Dấu chấm than (!) và dấu câu lạm dụng
Việc sử dụng dấu câu trong email trong công việc đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải đúng ý nghĩa và thái độ của người gửi. Tuy nhiên, lạm dụng dấu chấm than (!) hay các dấu câu khác như dấu hỏi liên tiếp hoặc viết hoa toàn bộ câu có thể gây ra ấn tượng tiêu cực, khiến email thiếu chuyên nghiệp và làm giảm độ nghiêm túc trong giao tiếp, những câu như:
- “Mong nhận phản hồi sớm!!!”
- “ANH ƠI GIÚP EM VỚI!!!”
Thường được người nhận cảm nhận là giục giã quá mức, thiếu lịch sự hoặc thậm chí là cáu gắt. Không phù hợp trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi mà sự tôn trọng và cách diễn đạt lịch sự luôn được đề cao. Ngoài ra, việc viết hoa toàn bộ câu cũng khiến người nhận cảm thấy mất đi sự thân thiện và lịch sự trong giao tiếp. Các dấu hỏi liên tiếp cũng có thể khiến thông điệp trở nên mất kiểm soát và thiếu rõ ràng về ý định của người gửi làm cho email thiếu chuyên nghiệp.
Sự Khác Biệt Giữa Sử Dụng Email Doanh Nghiệp Và Email Cá Nhân
Giữa email doanh nghiệp và email cá nhân tồn tại nhiều điểm khác biệt quan trọng từ phong cách viết đến mục đích sử dụng. Việc nhận biết và hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp người dùng lựa chọn cách trình bày và nội dung phù hợp, tạo ấn tượng tốt và nâng cao hiệu quả giao tiếp.
Để dễ dàng nhận biết những khác biệt chính, bảng dưới đây tổng hợp các tiêu chí quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp và email cá nhân. Qua đó, có thể dễ dàng phân biệt và áp dụng đúng cách viết, giữ vững tính chuyên nghiệp trong môi trường làm việc đồng thời giữ sự thoải mái và tự nhiên trong giao tiếp cá nhân.
| Tiêu chí | Email Doanh Nghiệp | Email Cá Nhân |
| Mục đích sử dụng | Giao tiếp chính thức trong công việc, trao đổi với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác | Giao tiếp thân mật, bạn bè, gia đình |
| Phong cách viết | Trang trọng, lịch sự, tuân thủ quy tắc chuyên nghiệp | Thoải mái, không quá khắt khe, có thể dùng ngôn ngữ tự nhiên, thoải mái |
| Nội dung email | Tập trung vào thông tin công việc, rõ ràng, ngắn gọn, tránh sử dụng từ viết tắt, biểu tượng cảm xúc | Có thể linh hoạt, dùng từ viết tắt, emoji, biểu cảm cá nhân, kể chuyện |
| Cấu trúc email | Có phần mở đầu, thân bài, kết thúc, có lời chào và ký tên chuẩn mực | Ít chú trọng cấu trúc, có thể bỏ qua phần lời chào hay ký tên |
| Độ bảo mật | Cao, thường đi kèm hệ thống bảo mật nghiêm ngặt | Thường ít nghiêm ngặt, dễ bị tấn công hoặc lộ thông tin cá nhân |
| Ảnh hưởng | Tạo dựng và bảo vệ hình ảnh chuyên nghiệp cá nhân và doanh nghiệp | Ít ảnh hưởng đến hình ảnh công việc, thường mang tính cá nhân |
Tham khảo bảng giá Email doanh nghiệp của NUTA.io tại đây
Cách Khắc Phục Giúp Viết Email Chuyên Nghiệp Hơn
Trong môi trường công việc hiện đại, email vẫn là phương tiện giao tiếp chính giữa các cá nhân, bộ phận và đối tác. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết email chuyên nghiệp, hiệu quả và gây ấn tượng tốt. Việc gửi email không đúng chuẩn không chỉ làm giảm hiệu quả giao tiếp mà còn có thể gây mất thiện cảm hoặc hiểu nhầm. Chia sẻ những cách khắc phục giúp cải thiện kỹ năng viết email chuyên nghiệp hơn, từ đó nâng cao chất lượng công việc và xây dựng hình ảnh cá nhân, doanh nghiệp uy tín.
1. Hiểu rõ mục đích Email
Để tránh viết email lan man, thiếu trọng tâm, việc đầu tiên cần làm là lên kế hoạch và chuẩn bị trước khi bắt tay vào soạn thảo. Có thể bắt đầu bằng cách lập một dàn ý ngắn gọn, liệt kê các ý chính cần truyền tải trong email. Dàn ý này không cần quá chi tiết nhưng phải đảm bảo đủ để người viết giữ được mạch logic và không bỏ sót thông tin quan trọng.
- Xác định rõ câu hỏi hoặc yêu cầu cụ thể muốn gửi đến người nhận là điểm mấu chốt giúp email trở nên có mục đích rõ ràng. Từ đó, người nhận dễ dàng hiểu và phản hồi chính xác. Nếu email có nhiều nội dung cần trao đổi, nên chia thành từng đoạn hoặc từng email nhỏ để tránh gây quá tải thông tin.
- Dành thời gian đọc lại email trước khi gửi để kiểm tra xem nội dung đã rõ ràng, có trọng tâm và đúng mục đích chưa. Việc này giúp phát hiện những đoạn lan man hoặc thiếu liên kết và chỉnh sửa kịp thời, đảm bảo email đạt hiệu quả giao tiếp cao nhất.
Ngoài ra, để nâng cao hiệu quả giao tiếp, cần chủ động loại bỏ hoặc hạn chế các chi tiết không liên quan, không hỗ trợ cho mục tiêu chính của email. Những thông tin thừa thãi dễ làm người đọc mất tập trung và giảm hiệu quả giao tiếp.
2. Trình bày nội dung rõ ràng
Nội dung email cần được trình bày sao cho người nhận dễ dàng đọc và hiểu. Việc viết dài dòng, lan man, thiếu điểm nhấn không chỉ làm người đọc mất tập trung mà còn có thể khiến những thông tin quan trọng bị bỏ qua, làm giảm hiệu quả giao tiếp trong công việc.
- Chia nhỏ nội dung thành các đoạn văn ngắn, mỗi đoạn tập trung một ý chính, giúp người nhận dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin mà không bị rối hay quá tải. Những đoạn văn ngắn cũng giúp email trông gọn gàng, chuyên nghiệp hơn và nâng cao khả năng đọc nhanh.
- Sử dụng danh sách bullet points hoặc số thứ tự để làm nổi bật các điểm quan trọng, cách trình bày này không chỉ giúp làm rõ cấu trúc nội dung mà còn tạo điểm nhấn trực quan, giúp người nhận dễ dàng ghi nhớ và phản hồi chính xác hơn. Bên cạnh đó, việc viết câu ngắn gọn, súc tích, tránh dùng câu phức tạp hay dài lê thê cũng rất cần thiết để giữ cho email chuyên nghiệp luôn rõ ràng, mạch lạc và dễ hiểu.
Việc trình bày nội dung email rõ ràng, có cấu trúc không chỉ giúp người nhận dễ dàng tiếp nhận thông tin mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp công việc. Một email được tổ chức tốt, ngắn gọn và súc tích sẽ nâng cao hiệu quả trao đổi, tránh hiểu nhầm và tiết kiệm thời gian cho cả người gửi lẫn người nhận.
3. Sử dụng lời chào và kết thúc phù hợp
Lời chào và lời kết trong email là những phần quan trọng thể hiện sự lịch sự, tôn trọng và tạo thiện cảm với người nhận. Tuy nhiên, nhiều người thường sử dụng lời chào quá dài dòng, mang tính cá nhân hoặc cảm xúc thái quá, không phù hợp trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Tương tự, lời kết không phù hợp hoặc quá đơn giản cũng có thể khiến email thiếu chuyên nghiệp mất đi sự trang trọng và gây cảm giác thiếu chuyên nghiệp.
- Sử dụng lời chào ngắn gọn, trang trọng và phù hợp với đối tượng nhận email. Ví dụ như “Kính gửi anh/chị [Tên]” hoặc “Thân gửi [Tên]” là những cách mở đầu lịch sự và chuyên nghiệp, tránh những câu chào quá dài hoặc mang tính cá nhân sâu sắc, giúp người nhận cảm thấy được tôn trọng và thoải mái khi đọc email.
- Kết thúc email bằng lời cảm ơn hoặc lời mong chờ phản hồi một cách trang trọng. Những câu như “Trân trọng cảm ơn” hay “Mong nhận phản hồi từ anh/chị” không chỉ tạo sự lịch thiệp mà còn thúc đẩy người nhận phản hồi nhanh chóng. Tránh kết thúc bằng những câu quá đơn giản hoặc thiếu sự trịnh trọng, làm email chuyên nghiệp và tăng hiệu quả giao tiếp.
Việc lựa chọn lời chào và lời kết phù hợp trong email không chỉ thể hiện sự tôn trọng và lịch sự mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và đồng nghiệp. Một email chuyên nghiệp được mở đầu và kết thúc đúng cách sẽ tạo ấn tượng tích cực giúp thông điệp được truyền tải hiệu quả hơn và tăng khả năng nhận được phản hồi nhanh chóng.
Xây Dựng Hình Ảnh Doanh Nghiệp Chuyên Nghiệp
Việc sử dụng email chuyên nghiệp chính là nền tảng quan trọng giúp cá nhân và doanh nghiệp tạo dựng uy tín trên thị trường. Trước khi có thể vận dụng thành thạo các kỹ năng viết email chuẩn mực, điều kiện tiên quyết là sở hữu một hệ thống email chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
Tại NUTA.io, dịch vụ Email Doanh Nghiệp được thiết kế nhằm cung cấp cho tổ chức một nền tảng giao tiếp ổn định, bảo mật và mang tính chuyên nghiệp ngay từ bước đầu tiên.
- Địa chỉ email theo tên miền riêng: Dịch vụ giúp doanh nghiệp sở hữu địa chỉ email dạng ten@tencongty.com, tạo dựng nền tảng vững chắc cho hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
- Bảo mật đa lớp: Áp dụng các công nghệ bảo mật tiên tiến kết hợp hệ thống lọc thư rác hiệu quả và hỗ trợ xác thực hai yếu tố (2FA) giúp bảo vệ dữ liệu kinh doanh trước những nguy cơ tấn công từ bên ngoài.
- Ổn định và tin cậy: Với hạ tầng máy chủ hiện đại, đảm bảo hệ thống email hoạt động liên tục, không gián đoạn, giúp duy trì sự thông suốt trong mọi giao tiếp quan trọng của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp: Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn kỹ thuật, giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống email hiệu quả và tối ưu nhất.
Sở hữu một địa chỉ email doanh nghiệp chuyên nghiệp chính là bước khởi đầu vững chắc cho mọi giao dịch thành công, góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
➡️ Khám phá ngay dịch vụ Email Doanh Nghiệp tại NUTA.io để nâng tầm giao tiếp và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp!
